יבוא ללא מכס או ייבוא נתונים

 

לעיתים במסגרת עבודתי אני נדרש לשלוף נתונים ממאגרים שונים. כמובן שיש את האופציה הברוכה של "העתק הדבק" אך אם אני רוצה לעשות שימוש חכם באקסל אני יכול להשתמש במנגנון הייבוא של אקסל.

מקורות הנתונים שלי יכולים להיות מאוד מגוונים, החל בשרתי נתונים כמו SQL Servers , DB2, Oracle המשך בקבצי נתונים של אקסס, קבצי אקסל אחרים, קוביות מידע ואפילו קבצי טקסט מופרדי פסיק (csv) .

(בפוסט נוסף נראה כיצד לייבא נתונים גם מאתרי אינטרנט)

למעשה לכל מאגר מידע שמותאם לו דרייבר ODBC ניתן להתממשק לשלוף נתונים משם.

 

יתרון נוסף שיש לשיטת עבודה זו בא לידי ביטוי ביכולת עדכון אוטומטי של הנתונים בצורה יזומה, מתוזמנת או בפתיחה.

 

לצורך ההדגמה אני אשתמש בקובץ MDB – קובץ נתונים של אקסס שמכיל טבלה פשוטה בודדת.

 

בשלב ראשון נפנה למאגר נתונים ונבקש לייבא ממנו נתונים:

נתונים –> ייבא נתונים חיצוניים –> שאילתת מסד נתונים חדשה.

 

 

 

 

 

לאחר שיפתח מסך בחירת מקור נתונים יש לבחור את סוג הדרייבר לשימוש (במקרה שלנו: MS Access Database)

 

 

אני בדרך כלל מסיר את האופציה של שימוש באשף (Use the Query Wizard ….)

וללחוץ OK

יפתח יישום  Microsoft Query ויוצג מסך בחירת קובץ MDB

 

 

לאחר לחיצה על אישור יוצגו הטבלאות האפשריות לבחירה

 

 

בהדגמה שלנו הפעם אני אשלוף את כל הנתונים מטבלת USERS .

באותה מידה ניתן לבצע שאילתות מורכבות הרבה יותר כולל Join  בין טבלאות ואפילו בין מאגרי מידע שונים!!

לאחר שבחרתי את טבלת Users נלחץ על Add, וClose (במידה והטבלה הרצויה לא מוצגת יש לוודא כי בOption כל האפשרויות מסומנות)

 

ביישום  Microsoft Query יוצגו הטבלאות הנבחרות (ובמקרה שלנו רק Users)

 

לחיצה כפולה על ה* בטבלה תציג את כל הנתונים מטבלת Users.

 

 

לחיצה על Return Data   תחזיר אותנו לאקסל לתיבת דו שיח ייבוא נתונים

 

 

נבחר למקם את הנתונים בגליון העבודה הקיים ונלחץ אישור, והנתונים יוצגו בתוך הגליון.

אם שמתם לב יש אפשרויות נוספות לביצוע מהתיבה זו: מיקום בגליון חדש, יצירת דוח Pivot, הגדרת מאפיינים, ואפשרות לערוך מחדש את השאילתה.

באותה מידה לחיצת כפתור ימני של העבר על איזור הנתונים הנשלפים תציג בנוסף לאופציות הרגילות עוד מספר אופציות:

 

 

עריכת השאילתה כאמור תחזיר אותנו ליישום של Microsoft Query ושם נוכל לערוך את השאילה מחדש.

רענן נתונים – כשמו כן הוא מאפשר לשלוף מחדש את הנתונים עפ"י השאילתה שהכנו קודם.

מאפייני טווח נתונים יציג לנו תיבת דו שיח "מאפייני טווח נתונים חיצוניים"

 

 

אנו נתרכז הפעם רק בבקרת רענון שם ניתן לקבוע תזמון רענון כל.. מינימום דקה.

כמו כן, ניתן לרענן בפתיחת הקובץ.

זהירות!!! אם נסיר את הסימון מ"שמור הגדרות שאילתה" אנו ננתק את הקישור למקור הנתונים בצורה בלתי הפיכה.

 

טוב, זהו להיום.

אני מבטיח שבאחד הפוסטים הבאים נציג גם את הייבוא מהאינטרנט.